Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, müssen Sie sich zunächst registrieren. Am Ende der Registrierung wird ein Nutzungsvertrag mit der Bundessteuerberaterkammer abgeschlossen. Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihr Kammermitgliedsausweis bzw.die SmartCard für Berufsträger gesteckt und funktionsbereit ist.
In der Vollmachtsdatenbank können Sie Vollmachten Ihrer Mandanten verwalten und diese elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln. Bitte beachten Sie, dass der Zugang nur über den Kammermitgliedsausweis oder Ihrer bei der Kammer registrierten SmartCard für Berufsträger bzw. für die Mitarbeiter der Kanzlei (Untervollmacht vorhanden) mit einer DATEV-SmartCard möglich ist.
Beim Start der Vollmachtsdatenbank kann es in seltenen Fällen zu folgender Meldung kommen: „Die Aktion konnte aufgrund eines unbekannten Fehlers nicht durchgeführt werden.“ Falls Sie die Meldung erhalten, dann bestätigen Sie diese und löschen danach den Browserverlauf indem Sie STRG und F5 drücken. Sie können danach wieder in der Vollmachtsdatenbank arbeiten.
Wenn Sie zum Aufruf der Vollmachtsdatenbank den Internet Explorer 11 verwenden, muss die neue Internetadresse www.bstbk-vollmachtsdatenbank.de in den vertrauenswürdigen Sites des Browsers erfasst werden. Andernfalls öffnet der Browser die Vollmachtsdatenbank nicht. Dazu können Sie die Eintragung manuell in den Eigenschaften des Internet Explorers vornehmen.
Was ist die Vollmachtsdatenbank?
Die Vollmachtsdatenbank ist eine Online-Anwendung für die elektronische Erfassung und Übermittlung von Vollmachtsdaten zur Vertretung in Steuersachen. Der Aufruf und damit die Nutzung der Vollmachtsdatenbank (VDB) erfolgt seit dem 1. Januar 2014 über die Internetseite der jeweiligen Steuerberaterkammer. Ab dem 1. Juli 2020 wird die Vollmachtsdatenbank zentral durch die Bundessteuerberaterkammer betrieben. Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist freiwillig.
Grundlage ist ein amtliches Vollmachtsformular, welches die Finanzverwaltung herausgegeben hat. Mit dieser Vollmacht kann der Mandant auch die Einwilligung zum Abruf seiner bei der Finanzverwaltung gespeicherten Steuerdaten erteilen.
Ziel der Vollmachtsdatenbank ist, die Vollmachtsdaten der Mandanten der teilnehmenden Berufsträger elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln, um so die Berechtigung für den elektronischen Zugriff auf die dort hinterlegten Steuerdaten der Mandanten zu erlangen. Dabei handelt es sich um die Daten der sogenannten vorausgefüllten Steuererklärung sowie um die Steuerkontodaten (soweit hierzu bevollmächtigt wurde). Sie können die Daten mit Ihrer Bearbeitungssoftware abrufen, einsehen, überprüfen und in die Einkommensteuererklärung einfließen lassen. Außerdem können Sie im Rahmen der Vollmachtsdatenbank Vertretungsvollmachten anzeigen und Bekanntgabevollmachten übermitteln. Durch die Nutzung der Vollmachtsdatenbank können Sie als Steuerberater somit Ihren Mandanten kompetente und komfortable Dienstleistungen medienbruchfrei anbieten.
Welche Vorteile bietet die VDB?
- Als bevollmächtigter Steuerberater legitimieren Sie sich für den Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten Ihrer Mandanten.
- Sie kennen bereits während der Bearbeitung der Steuererklärung die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten. Sie können diese Daten prüfen und bei Abweichungen Ihren Mandanten informieren, um gegebenenfalls gemeinsam mit ihm eine Bereinigung dieser Daten bei der bereitstellenden Institution zu veranlassen.
- Sie haben die Möglichkeit, die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten durch Ihre Bearbeitungssoftware (soweit diese es ermöglicht) zu übernehmen. So vermeiden Sie Erfassungsfehler. Folgende Daten können beispielsweise abgerufen werden:
– die vom Arbeitgeber bescheinigten Lohnsteuerdaten
– Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen
– Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen
– Vorsorgeaufwendungen
– Steuerkontodaten (falls die erteilte Vollmacht das Recht beinhaltet) - Sie können Vertretungsvollmachten anzeigen und Bekanntgabevollmachten übermitteln. Sofern Sie der Steuerberaterkammer stets Ihre aktuelle Praxisadresse mitteilen, ist durch den werktäglichen Abgleich der Vollmachtsdatenbank mit den Daten unseres Berufsregisters gewährleistet, dass die Bescheide der Finanzverwaltung an die richtige Adresse übermittelt werden.
Wir kann man Informationen zu der VDB erhalten?
Die Bundessteuerberaterkammer hat eine Hotline für die Vollmachtsdatenbank unter folgender Telefonnummer eingerichtet:
0800-011 23 44
Eine Kontaktaufnahme per E-Mail wurde auch ermöglicht. Unter folgender E-Mail-Adresse kann man die Bundessteuerberaterkammer, bezüglich der Vollmachtsdatenbank, auch erreichen.
service@bstbk-vollmachtsdatenbank.de
Registrierung:
- Neue „Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen“ von den Mandanten erteilen lassen.
- Bestellung/Nutzung der SmartCard für Berufsträger oder des Kammermitgliedsausweises sowie gegebenenfalls Kauf eines SmartCard Lesegerätes.
- Registrierung der SmartCard für Berufsträger für die Vollmachtsdatenbank bei der Steuerberaterkammer mithilfe des Registrierungsformulars (siehe unter “Links / Formulare”) und einer Bildschirmkopie der SmartCard.
- Einmalige Registrierung der Kanzlei in der Vollmachtsdatenbank. Dafür muss die SmartCard für Berufsträger oder der Kammermitgliedsausweis im Lesegerät gesteckt sein. Bitte Beraternummer und Service-TAN bereithalten. Anschließend können sofort Daten in die Vollmachtsdatenbank eingegeben werden. Solange der Nutzungsvertrag bei der Bundessteuerberaterkammer noch nicht registriert ist, können keine Daten mit der Finanzverwaltung ausgetauscht werden.
Verwalten von Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank
- Importdatei mit allen Vollmachtgeber-Stammdaten erstellen, die in der Vollmachtsdatenbank verwaltet werden sollen.
- Daten in die Vollmachtsdatenbank importieren.
- Vollmachten prüfen und ergänzen.
- Vollmachten an die Finanzverwaltung übermitteln.
Zugang/Untervollmacht für Mitarbeiter vergeben:
Der Mitarbeiter benötigt zur Identifizierung seiner Person eine eigene SmartCard, die über die Vollmachtsdatenbank bestellt werden kann. Angestellte Steuerberater benötigen entweder eine SmartCard, alternativ kann die eigene SmartCard für Berufsträger oder der eigene Kammermitgliedsausweis verwendet werden.
Registrierung
- Neue „Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen“ von den Mandanten erteilen lassen.
- Bestellung eines Kammermitgliedsausweises (siehe Links / Formulare) über die Steuerberaterkammer (Kosten 30,00 €) sowie dem Kauf eines SmartCard-Lesegerätes.
- Installation des Programms „Sicherheitspaket compact VDB“. Kostenloser Download unter www.datev.de/kammermitgliedsausweis.
- Einmalige Registrierung der Kanzlei in der Vollmachtsdatenbank. Dafür muss der Kammermitgliedsausweis im Lesegerät gesteckt sein. Anschließend können sofort Daten in die Vollmachtsdatenbank eingegeben werden. Solange der Nutzungsvertrag bei Bundessteuerberaterkammer noch nicht registriert ist, können keine Daten mit der Finanzverwaltung ausgetauscht werden.
Verwalten von Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank
- Importdatei mit allen Vollmachtgeber-Stammdaten erstellen, die in der Vollmachtsdatenbank verwaltet werden sollen.
- Daten in die Vollmachtsdatenbank importieren.
- Vollmachten prüfen und ergänzen.
- Vollmachten an die Finanzverwaltung übermitteln.
Zugang/Untervollmacht für Mitarbeiter vergeben
Der Mitarbeiter benötigt zur Identifizierung seiner Person eine eigene SmartCard, die über die Vollmachtsdatenbank bestellt werden kann. Angestellte Steuerberater benötigen entweder einen SmartCard, alternativ kann der eigene Kammermitgliedsausweis verwendet werden.
Weitere Informationen zur Vollmachtsdatenbank finden Sie außerdem noch auf folgenden Seiten:
Links:
Vertragsbedingungen/Informationen:
Formulare: