Datenschutz

Informationspflichten für unsere (zukünftigen) Mitglieder

Die Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein K.d.ö.R., Hopfenstraße 2d, 24114 Kiel erhebt und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben. Die nachfolgenden Informationen gelten bei Anbahnung der Mitgliedschaft, bei Beginn der Mitgliedschaft und bei schon bestehender Mitgliedschaft (Art. 13 Abs. 1 und 2, Art. 14 DSGVO).

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenvereinbarung

Im Rahmen unserer gesetzlichen Aufgabe werden die personenbezogenen Daten aller in Schleswig- Holstein niedergelassenen Steuerberater, Steuerbevollmächtigten oder Berufsausübungsgesellschaften sowie der weiteren Beratungsstellen von Steuerberatern, Steuerbevollmächtigten oder Berufsausübungsgesellschaften verarbeitet. Hierzu zählen insbesondere folgende Verarbeitungszwecke nach §§ 11, 76 StBerG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit c (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen) und lit e DSGVO (öffentliches Interesse bzw. Ausübung öffentlicher Gewalt):

• Angelegenheiten des Berufsregisters (§§ 76 Abs. 5, 76a – e StBerG)
• Angelegenheiten der (Wieder-)Bestellung als Steuerberater oder Steuerbevollmächtigter oder landwirtschaftliche Buchstelle (§§ 40 – 48 StBerG sowie §§ 34 – 38 und 42 – 44 DVStB), der Anerkennung von Berufsausübungsgesellschaften (§§ 49 – 55h StBerG sowie §§ 40 – 41 DVStB)
• Angelegenheiten der Berufsaufsicht wie Beratung und Belehrung in Fragen der Berufspflichten (§§ 76 Abs. 1, Abs. 2 Nr. 1, 2, 3, 4, 52, 57, 57a, 62, 62a, 36 – 66, 69 – 81, 80 Abs. 1 StBerG)

sowie die Überwachung der Erfüllung der Berufspflichten und der Handhabung des Rechts der Rüge (§ 81 StBerG)

• Beitragsangelegenheiten (§ 79 StBerG i.V.m. der Gebührenordnung der Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein)
• Angelegenheiten bei Verstößen gegen das Verbot der unbefugten Hilfeleitung in Steuersachen (§§ 76 Abs. 11, 160 StBerG)
• Ausbildung und Fortbildung im Bereich der Steuerberatung (§ 76 Abs. 2 Nr. 8 StBerG, §§ 71 Abs. 5, 56ff. BBiG
• sonstige Aufgaben nach § 76 StBerG wie z. B. die Vermittlung bei Streitigkeiten zwischen Mitgliedern bzw. zwischen Mitgliedern und Auftraggebern (§ 76 Abs. 2 Nr. 2, 3 StBerG) oder Erstellung von Gutachten (§ 76 Abs. 2 Nr. 7 StBerG)
• Aufgaben nach dem Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten – Geldwäschegesetz (§ 50 Nr. 7 GwG i.V.m. § 76 Abs. 8 StBerG, §§ 51 ff. GwG, § 56 GwG i.V.m. OWiG)

Ferner erheben wir im Rahmen der gesetzlichen Aufgaben die Daten von Dienstleistern nach § 3b i.V.m.

§ 3a Abs. 1 StBerG, §§ 3b – g StBerG, die in den Zuständigkeitsbereich der Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein fallen.

Soweit Angaben freiwillig erfolgen, ist dies im Erhebungsformular entsprechend kenntlich gemacht und die Verarbeitung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs.1 lit a DSGVO).

Die Verarbeitungszwecke können sich aus der Wahrung unserer eigenen berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO) ergeben. Als berechtigtes Interesse kommen insbesondere die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, Abwehr von Schadensersatzansprüchen und die Verhinderung von Straftaten in Betracht.

Offenlegung

Ihre Daten werden, soweit erforderlich, innerhalb der Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein, gegenüber den ehrenamtlichen Gremien der Steuerberaterkammer, dem zuständigen Steuerberaterversorgungswerk, anderen Steuerberaterkammern bei Kammerwechsel, im Fall von Steuerberatungsgesellschaften den zuständigen Registergerichten und darüber hinaus sonstigen Behörden und Dritten offengelegt, die ein berechtigtes Interesse darlegen, sowie bei Rechtsstreitigkeiten ggf. an die zuständigen Gerichte weitergeleitet. Außerdem erfolgt eine einmalige Veröffentlichung Ihrer Berufsregistereintragung in den Kammermitteilungen der Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein (Publikationsorgan).

Zur Erfüllung unserer gesetzlichen und satzungsrechtlichen Pflichten beauftragen wir Auftragsverarbeiter wie beispielsweise EDV-Dienstleister in den Bereichen unserer IT-Infrastruktur und der elektronischen Kommunikation, Kurier- und Postdienstleister und eine Agentur für Kommunikation und Design. Ihre Daten werden des Weiteren zwecks Sicherung und Bestückung von Online-Anwendungen wie der Vollmachtsdatenbank bzw. des amtlichen Steuerberaterverzeichnisses gem. § 86b StBerG, der Steuerberaterplattform gem. § 86c StBerG und des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs („beSt“) gem. § 86d StBerG an ein externes Rechenzentrum übertragen.

Im Einzelfall kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten zu verarbeiten, die wir unsererseits von Dritten wie z. B. Gerichten, Behörden, Berufsangehörigen oder Mitarbeitern Ihrer Kanzlei zur Wahrnehmung unserer Aufgaben erhalten haben. Ggf. verarbeiten wir auch personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, z. B. aus Registern oder dem Internet, soweit dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Bei Vorliegen Ihrer ausdrücklichen Einwilligung kann die Übertragung Ihrer Daten auch an sonstige Organisationen (z. B. DATEV eG, Steuerberaterverband Schleswig-Holstein e.V.) erfolgen.

Sollte Ihnen gegenüber bestandskräftige Maßnahmen oder unanfechtbare Bußgeldentscheidungen wegen eines Verstoßes gegen das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen und schweren Straftaten – Geldwäschegesetz- verhängt worden sein, die nach § 57 Abs. 1 GwG zu veröffentlichen sind, werden Ihre personenbezogenen Daten auf einer unserer Internetseite gespeichert und veröffentlicht.

Dauer der Datenspeicherung

Grundsätzlich werden personenbezogene Daten nur so lange gespeichert, wie dies für die Aufgabenerfüllung der Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein erforderlich ist. den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Im Falle der Ablehnung Ihres Antrags auf (Wieder-)Bestellung als Steuerberater werden die Unterlagen, die im Zusammenhang mit diesem Antrag stehen, für die Dauer von mindestens 10 Jahren aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entscheidung über die Ablehnung Ihres Antrags auf Bestellung unanfechtbar geworden ist.

Sollten Sie Ihren Antrag auf (Wieder-)Bestellung als Steuerberater nicht weiterverfolgen, werden die Unterlagen für die Dauer von 10 Jahren ab Antragstellung bzw. Einreichung der Antragsbestandteile aufbewahrt.

Bei Erlöschen, Rücknahme oder Widerruf der Bestellung werden Ihre Unterlagen für die Dauer von 5 Jahren, mindestens jedoch bis zur Vollendung Ihres 90. Lebensjahres aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Bestellung erloschen oder die Rücknahme oder der Widerruf der Bestellung unanfechtbar geworden ist.

Sofern Sie Ihre berufliche Niederlassung verlegen, werden Ihre Unterlagen bis zum Ende des auf die Verlegung folgenden Kalenderjahres aufbewahrt, da die Folgekammer für die Aufbewahrung zuständig wird.

Nach Ablauf der vorstehenden Mindestfristen kann im Einzelfall geprüft werden, ob ein Rechtfertigungsgrund für eine längere Aufbewahrung besteht.

Gemäß § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Verwaltung von Debitoren sowie von Kreditoren im Regelfall für 6 bis 10 Jahre nach dem Ende des Geschäftsvorfalls aufbewahrt.

Zur Abwehr möglicher Haftungsansprüche können Daten im Einzelfall länger aufbewahrt werden.

Im Rahmen der Beitreibung von Forderungen gegen Sie löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese zur Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind (z. B. im Rahmen der Berufsaufsicht, Titel bis zu 30 Jahren).

Die Berufsregisterakte wird bei Verlegung der beruflichen Niederlassung zum Ende des Folgejahres gelöscht, da die Folgekammer für die Archivierung zuständig wird. Die bei Erlöschen der Mitgliedschaft bestehenden eintragungspflichtigen Daten (letzter Berufsregisterauszug) werden nach mindestens 2 Jahren aus dem Aktivdatenbestand ins Archiv überführt. Für Personalakten der Kammermitglieder gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte in dem Aktenband befindliche Sache zu den Akten genommen worden ist (§ 74a Abs. 4, S. 1 StBerG); mindestens jedoch bis zur Vollendung des 90. Lebensjahres des (früheren) Berufsangehörigen.

Im Rahmen der Aufsicht über die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Pflichten werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, soweit diese für die Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind.

Im Rahmen unserer Zuständigkeit als Aufsichts- und Verwaltungsbehörde und Behörde nach §§ 56, 50 Nr. 7 GwG i.V.m. § 76 Abs. 8 StBerG werden Ihre personenbezogenen Daten für 5 Jahre auf unserer Internetseite veröffentlicht, soweit Ihnen gegenüber eine bestandskräftige Maßnahme oder unanfechtbare Bußgeldentscheidung wegen eines Verstoßes gegen das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Strafteten- Geldwäschegesetz- verhängt wurde (vgl. § 57 Abs. 4 GwG).

Im Rahmen der berufsrechtlichen und berufsaufsichtlichen Tätigkeiten speichern wir Ihre personenbezogenen Daten wie folgt:

Eintragungen über Warnungen, Rügen, Belehrungen, Entscheidungen in Verfahren wegen der Verletzung von Berufspflichten nach StBerG, die nicht zu einer berufsgerichtlichen Maßnahme oder Rüge geführt haben, Entscheidungen und nicht nach § 152 Abs. 1 S. 5 StBerG unterfallende Maßnahmen in Verfahren wegen Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten oder in berufsaufsichtlichen Verfahren anderer Berufe sind gemäß § 152 Abs. 1 S. 4 Nr. 1 StBerG nach 5 Jahren, Verweise und Geldbußen, auch wenn sie nebeneinander verhängt werden, gem. § 152 Abs. 1 S. 4 Nr. 2 StBerG nach 10 Jahren, bei Berufsverboten und bei einer Ausschließung aus dem Beruf oder Aberkennung der Befugnis zur geschäftsmäßigen Hilfeleistung in Steuersachen gem. § 152 Abs. 1 S. 4 Nr. 3 StBerG nach 20 Jahren zusammen mit dem jeweiligen Vorgang (gilt auch für entsprechende Vorstandsprotokolle) aus den Akten zu entfernen und zu vernichten.

Für Maßnahmen, die in Verfahren wegen Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten oder in berufsaufsichtlichen Verfahren anderer Berufe getroffen wurden und bei denen das zugrundeliegende Verhalten zugleich die Berufspflichten nach StBerG verletzt, gelten die für die Tilgung der jeweiligen Maßnahmen geltenden Fristen entsprechend (§ 152 Abs. 1 S. 5 StBerG).

Die Frist beginnt mit dem Tage, an dem die Maßnahme unanfechtbar geworden ist (§ 152 Abs. 2 S. 1 StBerG). Nach Fristablauf kann die Entfernung und Vernichtung nach § 152 Abs. 1 S. 2 StBerG bis zum Ende des Kalenderjahres aufgeschoben werden (§ 152 Abs. 2 S. 3 StBerG). Diese Frist endet jedoch nicht, solange ein Fall des § 152 Abs. 3 StBerG vorliegt.

Vorgänge von besonderer Bedeutung sind langfristig zu archivieren. Besondere Bedeutung haben z. B.:

• Fälle, die in der Medienberichterstattung beachtet wurden;
• Fälle, die zu Kontroversen in der öffentlichen Diskussion führten;
• Fälle, in denen eine Entscheidung erst nach mehreren Anläufen gefunden wurde;
• Fälle, die zu einer Veränderung der Vorschriften führten.

Im Rahmen des Umgangs mit Post bzw. Dokumentenmanagement ergeben sich die Löschfristen aus der jeweiligen speziellen Verarbeitungstätigkeit.

Im Rahmen der Verarbeitungstätigkeit Veranstaltungen, Seminare, Informationen an Mitglieder beträgt die Aufbewahrungsfrist für Anmeldungen, Rechnungen, Teilnehmerlisten etc. 10 Jahre zu Nachweiszwecken.

Im Rahmen der Aufgabenerfüllung Verleihung und Überwachung der Befugnis zum Führen amtlicher Fachberaterbezeichnungen sowie Statistikerstellung werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, soweit diese für die Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind bzw. wenn die Bezeichnung nicht mehr geführt werden darf.

Im Rahmen der Prüfung und Bearbeitung von Anträgen auf Zulassung einer Syndikus-Tätigkeit bestimmt sich die Aufbewahrungsfrist nach den Bestimmungen zur Berufsregisterakte.

Im Übrigen werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, soweit diese für die Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind.

Zur Wahrung eigener berechtigter Interessen können personenbezogene Daten ausnahmsweise auch länger gespeichert werden. Gesetzliche Löschfristen (z. B. §§ 74a, 152 StBerG) sind vorrangig zu beachten.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, unter widerspruch@stbk-sh.de zu widersprechen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO erfolgt. Im Falle der Ausübung des Widerspruchsrechts verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, es bestehen nachweislich schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, die Ihren Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zudem sind Sie berechtigt, Auskunft über die bei uns über Sie gespeicherten Daten zu beantragen sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Einschränkung der Verarbeitung, die Daten zu übertragen oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern.

Ihre Einwilligung der uns freiwillig zur Verarbeitung mitgeteilten Daten können Sie jederzeit unter  widerruf@stbk-sh.de mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie können unseren Datenschutzbeauftragten unter der E-Mail-Adresse datenschutz@stbk-sh.de er- reichen.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, bei der Aufsichtsbehörde (Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Postfach 7116, 24171 Kiel, mail@datenschutzzentrum.de) Beschwerde einzulegen.

Stand: Juli 2023